Kanzleisoftware wechseln: Warum eine erfolgreiche Datenmigration mehr als nur Technik braucht

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Diese Fragen sind berechtigt. Denn bei einer Softwaremigration geht es um weit mehr als die Übertragung von Daten. Es geht um eingespielte Arbeitsabläufe, um Mitarbeitende mit unterschiedlichen technischen Vorkenntnissen und vor allem um das Vertrauen, dass nach der Umstellung alles zuverlässig funktioniert.

Wie wichtig dabei die persönliche Betreuung ist, zeigen die Erfahrungen zweier Kanzleien, die kürzlich erfolgreich auf timeSensor LEGAL 365 umgestellt haben: JUSTEM Rechtsanwälte in Deutschland und Morandi Schnider Rechtsanwälte AG in der Schweiz.

Die größte Sorge beim Softwarewechsel: Was passiert mit unseren Daten?

Über Jahre hinweg sammeln sich in einer Kanzlei wertvolle Informationen an: Mandanten- und Mandatsdaten, Dokumente, Zeiterfassungen, Stundensätze, Preislisten und zahlreiche weitere Informationen, die für den täglichen Betrieb unverzichtbar sind.

Entsprechend groß ist die Sorge, dass beim Wechsel auf eine neue Kanzleisoftware Daten verloren gehen, falsch übernommen werden oder anschließend aufwendig nachbearbeitet werden müssen.

Eine sorgfältig geplante Datenmigration bildet deshalb die Grundlage für einen erfolgreichen Softwarewechsel. Wie entscheidend dieser Schritt ist, zeigt die Erfahrung der Morandi Schnider Rechtsanwälte AG in Solothurn. Die Kanzlei mit 27 Arbeitsplätzen wechselte von WinJur auf timeSensor LEGAL 365.

«Die Migration unserer Daten aus WinJur hat perfekt funktioniert! Besonders begeistert sind wir von der hervorragenden Betreuung und dem stets schnellen und kompetenten Support. Wir schätzen die Zusammenarbeit mit dem timeSensor Team sehr und sind von Tag zu Tag mehr davon überzeugt, mit timeSensor LEGAL 365 die absolut einzig richtige Entscheidung getroffen zu haben.»Fabian Schneiter, MLaw
Rechtsanwalt
Morandi Schnider Rechtsanwälte AG, Solothurn

Das Kundenfeedback zeigt, worauf es bei einer erfolgreichen Migration ankommt: eine zuverlässige und technisch einwandfreie Datenübernahme, die reibungslose Weiterarbeit mit den bestehenden Daten und eine persönliche, kompetente Betreuung während der gesamten Umstellung.

Eine neue Software muss für das gesamte Kanzleiteam funktionieren

Während die Datenmigration vor allem technische Präzision verlangt, stellt die Einführung der neuen Software eine andere Herausforderung dar: Menschen müssen sich auf neue Arbeitsabläufe einstellen.

Nicht alle Mitarbeitenden bringen dieselben IT-Kenntnisse mit. Manche finden sich schnell in einer neuen Anwendung zurecht, andere benötigen mehr Zeit, praktische Übungen oder zusätzliche Erklärungen.

Gerade in größeren Kanzleien ist es deshalb wichtig, dass die Einführung nicht nur auf technisch versierte Mitarbeitende ausgerichtet ist. Wie viel eine persönliche und geduldige Begleitung bewirken kann, beschreibt Dr. Thilo Mahnhold von JUSTEM Rechtsanwälte.

«Die Datenmigration und Einführung von timeSensor LEGAL 365 haben hervorragend funktioniert. Besonders beeindruckt haben uns der persönliche Einsatz des timeSensor Teams, die ausgezeichneten Schulungen und die Geduld, mit der auch weniger IT-affine Mitarbeitende an die neue Software herangeführt wurden. Eine rundum gelungene Einführung und eine wirklich tolle Zusammenarbeit!»Dr. Thilo Mahnhold
Rechtsanwalt | Fachanwalt für Arbeitsrecht
JUSTEM Rechtsanwälte PartGmbB

Seine Rückmeldung unterstreicht einen wichtigen Aspekt: Eine Softwareeinführung ist erst dann wirklich erfolgreich, wenn sich das gesamte Team im Umgang mit der neuen Lösung sicher fühlt.

Dafür braucht es verständliche Schulungen, Zeit für individuelle Fragen und Ansprechpartner, die nicht nur die Software verstehen, sondern auch die Anforderungen des Kanzleialltags kennen.

Fünf Faktoren, die beim Wechsel der Kanzleisoftware entscheidend sind

Aus über 15 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Einführung von Kanzleisoftware sowie den Rückmeldungen unserer Kunden haben sich fünf entscheidende Faktoren herauskristallisiert, auf die Kanzleien bei einer Softwaremigration besonders achten sollten.

1. Eine sorgfältige Vorbereitung

Jede Kanzlei hat ihre eigenen Strukturen, Abläufe und Anforderungen. Eine erfolgreiche Migration beginnt deshalb lange vor der eigentlichen Datenübertragung. Welche Daten müssen übernommen werden? Welche Prozesse sollen bestehen bleiben? Wo bietet die neue Software Möglichkeiten zur Verbesserung? Je klarer diese Fragen im Vorfeld geklärt werden, desto besser lässt sich die Umstellung planen.

2. Eine zuverlässige Datenübernahme

Die bestehenden Kanzleidaten sind die Grundlage der täglichen Arbeit. Ihre vollständige und korrekte Übernahme im vereinbarten Migrationsumfang hat deshalb höchste Priorität. Besonders wichtig ist, dass nicht nur einzelne Datensätze, sondern auch deren Zusammenhänge berücksichtigt und die Ergebnisse sorgfältig geprüft werden.

3. Praxisnahe Schulungen für alle Mitarbeitenden

Eine neue Kanzleisoftware bringt nur dann einen echten Mehrwert, wenn die Mitarbeitenden ihre Funktionen sicher und effizient nutzen können. Schulungen sollten deshalb nicht ausschließlich einzelne Funktionen erklären, sondern anhand konkreter Aufgaben aus dem Kanzleialltag zeigen, wie die neue Lösung eingesetzt wird. Dabei müssen auch unterschiedliche Vorkenntnisse und Lerngeschwindigkeiten berücksichtigt werden.

Doch auch nach der Einführung sollte das Lernen weitergehen. Was passiert, wenn neue Mitarbeitende zur Kanzlei stoßen oder bestehende Mitarbeitende ihre Kenntnisse vertiefen möchten? Genauso wichtig ist es, dass auch langfristig passende Lernangebote zur Verfügung stehen, sei es durch Schulungsvideos, Webinare, Möglichkeiten zum selbstständigen Lernen oder individuelle Schulungen.

4. Persönliche Betreuung und schnelle Unterstützung

Gerade in den ersten Tagen nach der Umstellung tauchen Fragen auf. Dann ist entscheidend, dass kompetente Ansprechpartner erreichbar sind, die die Kanzlei und ihre individuellen Anforderungen kennen. Ein persönlicher Kontakt, kurze Kommunikationswege und ein engagiertes Supportteam schaffen Sicherheit und Vertrauen.

5. Die Chance, bestehende Workflows zu verbessern

Ein Softwarewechsel ist nicht nur eine technische Umstellung. Er bietet auch die Gelegenheit, gewachsene Arbeitsabläufe zu hinterfragen und effizienter zu gestalten. Von der Mandatseröffnung über die Dokumentenverwaltung und Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung können Prozesse neu aufeinander abgestimmt werden. So entsteht aus einem notwendigen Wechsel eine langfristige Verbesserung des Kanzleialltags.

Warum die Zusammenarbeit den Unterschied macht

Die Erfahrungen von JUSTEM Rechtsanwälte und Morandi Schnider Rechtsanwälte zeigen, dass erfolgreiche Softwaremigrationen immer auch das Ergebnis guter Zusammenarbeit sind. Auf der einen Seite steht die Kanzlei mit ihrem Wissen über interne Abläufe, individuellen Anforderungen und engagierten Mitarbeitenden. Auf der anderen Seite steht ein Softwarepartner, der technische Kompetenz, Erfahrung und persönliche Betreuung einbringt.

Erst wenn beide Seiten eng zusammenarbeiten, kann die Einführung ihr volles Potenzial entfalten. Bei timeSensor verstehen wir eine Migration deshalb nicht als reine Datenübertragung, sondern als einen gemeinsam gestalteten Prozess – von der Vorbereitung über die Migration und Schulung bis zur Begleitung im laufenden Betrieb.

Fazit: Erfolgreiche Migration verbindet Technik und Menschen

Wer über einen Wechsel der Kanzleisoftware nachdenkt, sollte nicht allein Funktionen und Preise vergleichen. Mindestens ebenso wichtig sind eine sorgfältig geplante Datenmigration, praxisnahe Schulungen, langfristige Weiterbildungsmöglichkeiten und eine zuverlässige Betreuung während und nach der Einführung.

Denn eine erfolgreiche Migration bedeutet weit mehr als den Wechsel zu einer neuen Software. Sie schafft die Grundlage für effizientere Arbeitsabläufe, entlastet die Mitarbeitenden und ermöglicht es der Kanzlei, wertvolle Zeit zu gewinnen, produktiver zu arbeiten und ihre Wirtschaftlichkeit nachhaltig zu steigern.